안녕하세요! 1분 안에 만드는 매뉴얼/가이드 '스텝하우'입니다.

이번 뉴스레터에서는 사내지식관리의 중요성과 시작 방법에 대해 이야기해 보려고 합니다. 혹시 회사 내에서 중요한 지식이 잘 기록되고, 체계적으로 관리되고 있나요? 직원이 퇴사하면서 그들의 경험과 노하우가 사라지거나, 새로운 직원이 입사할 때마다 반복적인 교육이 필요해 불필요한 시간이 소요되진 않나요?

사내지식관리는 개인의 업무 지식과 노하우를 기록하여, 이를 조직 전체가 공유하고 활용할 수 있게 만드는 과정입니다. 이는 직원들이 가진 개별적인 지식이 사라지지 않고, 언제든지 필요한 사람에게 적시에 전달될 수 있게 해 줍니다. 결과적으로, 의사결정의 속도와 정확성을 높이고, 업무 효율성도 극대화할 수 있죠.

예를 들어, 식당을 운영하는 경우 사장은 직원들의 계약서 관리나 마케팅 지식이 필요하고, 주방장은 각 메뉴의 조리법과 식재료 관리에 대한 노하우가 중요합니다. 하지만 이러한 중요한 정보가 기록되지 않는다면, 주방장이 퇴사했을 때 식당 운영에 큰 차질이 생길 수 있죠. 이처럼 사내지식관리가 없다면 회사 내에서 중요한 정보가 사라지고, 그로 인해 비효율이 발생하게 됩니다.

그렇다면 사내지식관리를 어떻게 시작할 수 있을까요?

첫 번째 단계는 조직 내에서 지식 공유 문화를 조성하는 것입니다. 직원들이 지식을 공유하고 기록하는 것을 자연스럽게 받아들일 수 있는 환경을 만들어야 합니다. 또한, 지식 공유에 대한 인센티브를 제공하여 적극적으로 지식을 나누는 문화를 장려할 수 있습니다.

두 번째로는 지식관리 시스템(KMS)을 도입하는 것입니다. 사내지식관리 시스템은 회사의 지식을 중앙에서 체계적으로 관리해 주며, 업무가 복잡하거나 규모가 큰 회사일수록 더 유용합니다. 시스템을 선택할 때는 사용의 용이성, 확장성, 그리고 다른 도구와의 통합성 등을 고려해야 합니다. 무엇보다 보안이 중요한데, 민감한 정보가 담길 수 있으므로 데이터 암호화와 사용자 권한 관리 기능이 필수적입니다.

스텝하우는 이러한 사내지식관리를 손쉽게 시작할 수 있는 도구입니다. 크롬 확장 프로그램을 사용하여 자동으로 업무 지식을 매뉴얼로 기록할 수 있으며, TLS 암호화와 SSL 인증을 통해 보안도 철저히 관리됩니다. 현재 올리브영, 한국타이어, 잡코리아, 토스와 같은 기업들이 스텝하우를 사용해 사내 지식을 체계적으로 관리하고 있습니다.

사내지식관리가 왜 필수인지 더 자세히 알고 싶으시다면, 아래 링크에서 블로그 전문을 확인해 주세요!